Un référentiel dorénavant commun à l’ensemble des ESSMS
Dans le cadre de la réforme des évaluations des ESSMS, le nouveau référentiel et le manuel d’évaluation ont été publiés par la HAS (Haute Autorité de Santé) le 10 mars 2022.
Sur le site de la HAS, un article Comprendre la nouvelle évaluation des ESSMS explique dans les grandes lignes les nouvelles modalités qui vont s’appliquer. Vous trouverez également : un article sur la mise en œuvre de l’évaluation et le replay du webinaire du 9 mai 2022 ainsi que le support de présentation.
Dans une volonté d’objectiver et d’harmoniser les évaluations, les plus de 40 000 ESSMS du territoire français sont désormais soumis aux mêmes conditions et critères d’évaluation: une évaluation tous les 5 ans menée par un organisme externe autour de 157 critères d’évaluation (dont 18 impératifs) couvrant 9 thématiques centrées sur 3 chapitres.
Les 3 chapitres:
- « La Personne » = les jeunes accueilli·e·s dans les FJT
- « Les professionnels » = les équipes des FJT
- « L’ESSMS » = la gouvernance des FJT
Les 9 thématiques: Bientraitance et éthique / Droits de la personne accompagnée / Expression et participation de la personne accompagnée / Co-construction et personnalisation du projet d’accompagnement / Accompagnement à l’autonomie / Accompagnement à la santé / Continuité et fluidité des parcours / Démarche qualité et gestion des risques / Politique Ressources humaines.
Sur les 157 critères, seulement 139 sont aujourd’hui appliqués aux FJT, parmi lesquels 17 impératifs.
L’ensemble des évaluations sont par ailleurs désormais centralisées sur une plateforme créée par la HAS, Synae.
Préparer son évaluation en FJT
Les calendriers d’évaluation, fixés à la rentrée de septembre 2022, ont été communiqués à l’ensemble des ESSMS par les autorités de tutelle (DDETS ou UD-DRIHL pour les FJT franciliens) à l’automne 2023. Une fois la date de rendu de l’évaluation connue, chaque FJT peut ainsi commencer la préparation de son évaluation !
Un mot d’ordre: anticiper !
La préparation d’une évaluation est un processus long qui passe par plusieurs étapes. Voici une proposition de calendrier à suivre pour organiser de la manière la plus sereine possible cet exercice (parfois redouté !):
- dès que la date est connue:
- En informer l’ensemble des équipes et les membres de la gouvernance. Dans une démarche d’amélioration continue – et pour que le travail soit efficace – l’évaluation doit être co-construite par l’ensemble des parties prenantes du FJT !
- Créer son compte SYNAE: plateforme sécurisée développée par la HAS pour la réalisation des évaluations par les organismes accrédités, SYNAE permet également aux ESSMS de s’approprier le référentiel et réaliser des auto-évaluations (non obligatoires, mais fortement recommandées !). Un guide d’utilisation pour créer un compte et s’approprier l’outil est disponible.
- 8 mois avant le rendu final: commencer à travailler l’appropriation des critères avec les professionnel·le·s lors des réunions d’équipe, en se focalisant sur les 17 critères impératifs ! C’est aussi le moment de réfléchir en équipe aux jeunes du FJT qui seront sollicité·e·s pour les entretiens avec les équipes d’évaluation (2 personnes) le jour J. Minimum 3 jeunes seront interrogé·e·s et le double doit être proposé pour prévenir les empêchements de dernière minute.
- 6 mois avant le rendu final: consulter la liste des organismes autorisés (mise en ligne sur le site de la HAS et actualisée de manière quotidienne !), préparer son cahier des charges et faire ses demandes de devis auprès des structures qui paraissent intéressantes. A savoir: la mise en concurrence d’au moins deux structures est désormais une nécessité. Par ailleurs, pour assurer l’impartialité de l’évaluation, il n’est pas possible de choisir une structure ayant été liée au FJT dans les 2 ans précédant l’évaluation, ni un·e ou plusieur·s évaluateur·rice·s issu·e·s d’autres ESSMS du même département.
- 4 mois avant le rendu final: choisir l’organisme, contractualiser et définir les dates d’évaluation (2 évaluateur·rice·s avec un temps d’évaluation sur place d’1,5 à 2 jours consécutifs).
- Au moins 2 mois avant le rendu final: effectuer l’évaluation ! A savoir: une fois l’évaluation faite, les évaluateur·rice·s ont un délai d’un mois pour publier un premier rapport provisoire sur la plateforme Synae. Une fois ce rapport publié, les échanges contradictoires avec la structure évaluée sont possibles (et recommandés !) pendant 30 jours, pour amender certains éléments avant le rendu final. Le rendu final intervient donc au maximum 2 mois après l’évaluation. Cet élément est à prendre en compte de manière impérative dans le rétroplanning envisagé !
Des ressources existantes
- Une formation annuelle (novembre 2022 et septembre 2023) pour se préparer à l’évaluation, organisée depuis 2022 par l’URHAJ IDF et animée par Delphine Burlet, consultante formatrice et évaluatrice externe des ESSMS depuis 10 ans.
- Des outils made in Habitat Jeunes Ile-de-France (à découvrir dans les documents annexés à cette page) pour mettre en oeuvre l'(ex)-évaluation interne: ces outils ont été co-construits avec les membres du réseau et actualisés en 2019 ! On vous invite fortement à vous en emparer pour renforcer vos démarches d’amélioration continue !
Des ressources à venir
- Un guide, co-produit par l’UNHAJ, la FAS, l’UNAFO, et en partenariat avec la DIHAL, à destination des évaluateur·rice·s, destiné notamment à rappeler la spécificité du modèle Habitat Jeunes. En effet, en étant commun à l’ensemble des ESSMS français, le référentiel n’est pas forcément ajusté aux singularités de nos projets. Modèle économique spécifique, collectif au cœur du projet, réglementation logement en parallèle du statut ESSMS, projet spécifique d’accès à l’autonomie dans un référentiel basé sur une autonomie restreinte…autant de composantes qui seront rappelées dans ce guide à paraître prochainement.
- Un second guide, piloté par l’UNHAJ et à destination des FJT cette fois, ayant pour objectifs de traduire “version FJT” les critères du référentiel, partager la liste des documents à préparer et les bonnes pratiques du réseau pour valoriser le projet FJT le jour J. Issu du travail de groupes de travail mis en place par l’UNHAJ depuis janvier 2023 (auxquels l’URHAJ Ile-de-France est bien entendu active !), ce guide a pour objectif de paraître début 2024.
